사전 예약
전사 전문가로서 제가 강력히 추천하는 것 중 하나는 컨퍼런스 전에 전사 서비스를 선택하는 것입니다. 분명히 대표자와 연사는 가능한 한 빨리 녹취록을 보고 싶어할 것입니다. 그러나 컨퍼런스는 녹취록을 작성하는 데 상당한 작업입니다. 예를 들어, 5시간 동안 지속되는 컨퍼런스가 있고 오후는 각각 2.5시간씩 4개의 개별 워크숍 세션으로 나누어지고 각 세션을 기록하려는 경우 총 12.5시간의 녹음을 보게 됩니다. 말하는 것보다 타이핑하는 데 시간이 훨씬 더 걸리기 때문에 최소한 62시간의 작업이 필요할 것입니다. (이에 대한 자세한 내용은 저렴한 전사에 대한 내 기사를 참조하십시오.) 컨퍼런스가 열리기 전에 미리 예약하고 처리 시간을 미리 합의하면 대표자와 발표자에게 제공할 컨퍼런스 후 팩을 완성하는 데 앞장서게 될 것입니다.
이제 녹음을 보낼 준비가 된 후 녹음 회사에 전화를 걸기 시작하고 2~3일 안에 녹음 내용을 돌려받기를 희망한다면 아마도 운이 좋지 않을 것입니다. 왜? 왜냐하면 유능하고 확고한 전사 서비스는 일정 기간 동안 사전에 예약될 가능성이 높기 때문입니다. 타이핑뿐만 아니라 교정 및 편집도 할 수 있고, 올바른 동음이의어(소리는 같지만 철자가 다른 단어)를 인식하고, 영어를 정확하게 구두점 처리할 수 있는 완전히 훈련되고 유능한 전사사를 고용하고 있는 훌륭하고 확고한 전사 회사는 아마도 여러분의 전화를 기다리며 거기 앉아 있지 않을 것입니다. 운이 좋을 수도 있지만 적어도 며칠 동안은 예약이 꽉 차 있을 것입니다!
따라서 컨퍼런스 전에 녹음을 예약하고 특정 날짜에 보내기로 동의하면 훨씬 더 빨리 녹음을 처리할 수 있습니다. 하지만 회의 날짜가 변경되면 전사 서비스에 알려야 한다는 점을 기억하세요!
좋은 서비스를 선택하는 방법
권장 사항만큼 신뢰할 수 있는 것은 없습니다. 진짜 추천은 단순히 서비스를 이용해본 적이 없는 사람이 자신이 속한 마케팅 그룹에 속해 있기 때문에 추천하는 ‘추천 마케팅’이 아닙니다. 하지만 좋은 서비스를 추천해 줄 수 있는 사람이 없다면 현명하게 선택할 수 있는 다른 방법이 많이 있습니다. 먼저, 회사 웹사이트를 살펴보세요. 컨퍼런스 전사본에 대한 언급이 있습니까? 사이트의 정보가 유용합니까? 철자와 문법 오류로 가득 찬 사이트입니다. 그렇다면 전사가 얼마나 좋을 것 같습니까? 사용 가능한 평가가 있나요?
그러면 물론 서비스가 이용 가능한지 확인해야 합니다. 전화든 이메일이든, 녹음 서비스가 녹음에 대해 지능적인 질문을 하는지 여부는 중요하지 않습니다. 녹음 품질, 녹음 유형, 음성의 명확성, 녹음이 필요한 시기, 녹음 길이 등에 대해 질문합니까? 그들이 그러한 질문을 하지 않고 당신에게 시간당 요금을 제시한다면 당신은 얼마나 많은 시간이 걸릴지 실제로 알지 못할 것이며 그들도 마찬가지입니다.
녹음에서 최고의 전사본을 얻는 방법
회의에서 다음으로 중요한 점은 청중으로부터 질문을 받으려면 청중 주위로 들고 다닐 수 있는 ‘로밍 마이크’가 정말로 필요하다는 것입니다. 그래야 녹음에서 질문을 실제로 들을 수 있습니다. 또한 주요 발표자가 명확하게 들을 수 있도록 좋은 회의 녹음 설정이 필요하며, 패널 질문 세션이 있는 경우 패널의 각 구성원에 대한 개별 마이크도 필요합니다. 또한 대의원 목록과 발표자 목록을 전사 담당자에게 제공할 수 있는 경우 대의원 목록을 다시 참조하여 청중에게 질문하는 사람의 이름과 조직 철자를 확인할 수 있습니다. 또한 의장이 회의에 참석한 사람들에게 자신의 이름과 조직을 밝히라고 자주 상기시켜 주지만 그들은 종종 그렇게 하지 않습니다! 그 순간 그들은 단지 ‘제 이름은 John Doe이고 물어보고 싶었습니다…’라고 말할 수도 있고 심지어 ‘저는 Energize Corp. 출신이고 궁금합니다…’라고 말할 수도 있습니다. 대리인 목록을 사용하면 전사자는 조직 이름이나 사람의 이름을 각각 찾을 수 있습니다. 가능하다면(여기 컨퍼런스 장소가 마음에 드신다면) 카세트 테이프 녹음보다는 디지털 녹음을 선택하십시오. 디지털 녹음에는 다양한 장점이 있지만(자세한 내용은 내 다른 기사를 참조하세요) 중요한 것은 일반적으로 테이프보다 품질이 더 좋고 동시에 두 명 이상의 전사자가 작업할 수 있다는 점입니다. 즉, 전사가 더 빨리 완료된다는 의미입니다.
또한 전사자에게 회의에 대한 지원 자료를 제공할 수 있다면 더 나은 품질의 전사를 갖게 될 것입니다. 이는 일반적으로 사용되지는 않지만 회의 주제와 특히 관련이 있는 단어인 ‘핵심 단어’를 설정하는 데 도움이 될 것입니다. 훌륭한 전사 전문가는 아마도 Google이나 유사한 검색 엔진을 사용하여 가장 특이한 단어를 검색할 수 있을 것입니다. 그러나 이는 추가 시간이 걸리며 도움이 될 자료를 이미 제공한 경우 시간이 절약됩니다.